Category Archives: Kongressijärjestäjän opas

Ohjeita ja vinkkejä kongressin järjestämiseen Tampereella.

Miten haet oman alasi kongressia Suomeen?

Miten haet oman alasi kongressia Suomeen?

Jos olet osallistunut kansainväliseen konferenssiin, mieleesi on saattanut pälkähtää kysymys siitä, millä perusteilla kongressien järjestäjät ja kohteet päätetään? Mitä tarkoittaa kongressin kutsuminen? Olet ehkä myös ajatellut, että kyllä mekin Suomessa yhtä hyvän tai paremmankin konferenssin voisimme järjestää!

Miten kongressia haetaan Suomeen?

On olemassa yleisiä periaatteita, jotka pätevät useimpien kongressien hakemiseen ja/tai kutsumiseen. Meillä Tampere Convention Bureaussa on kokemusta lukuisten kongressien hakemisesta ja kutsumisesta yhteistyössä eri alojen asiantuntijoiden kanssa. Meidän roolimme on olla apuna laatimassa kongressien hakumateriaaleja ja kutsuaineistoja, alustavia budjetteja ja markkinointimateriaaleja. Tampereella järjestetäänkin vuosittain yli 70 kansainvälistä konferenssia tai kongressia. Tämän postauksen tarkoituksena on valottaa yleisiä periaatteita siitä, miten kongressit on tänne saatu.

Saatat myös miettiä, miksi kongresseja kannattaa järjestää Tampereella tai ylipäätään Suomessa. Tästä aiheesta kirjoittelin aiempaan blogi-postaukseeni.

Professori Marja Jylhä ja Dosentti Kirsi Lumme-Sandt
Professori Marja Jylhä (nejäs vas.) ja dosentti Kirsi Lumme-Sandt (kuudes vas.) olivat avainasemissa hakemassa ja järjestämässä 23. Pohjoismaista Gerontologikongressia. Onnistunut konferenssi tarvitsee joukon innostuneita ammattilaisia ja avustajia.

Tarvitaan Innostunut Henkilö

Kansainvälisten konferenssien taustalla on useimmiten tieteellinen, ammatillinen tai harrastukseen liittyvä järjestö, oli sitten kyseessä pelitutkimus, lääketieteen erikoisala, opetusteknologia, nukketeatteri tai partio – vain muutamia Tampereella pidettyjen kongressien aloja mainitakseni. Jotta kongressi voitaisiin järjestää Suomessa, tarvitaan henkilö (tai joukko henkilöitä), joka on kansainvälisesti verkottunut ja joka on osallistunut oman alansa kansainvälisiin tapahtumiin ulkomailla. Se voisit aivan hyvin olla juuri sinä!

Kokoa tiimi!

Kongressihankkeen käynnistämisessä auttaa, jos asiasta innostuneen henkilön ympärillä on joukko muita henkilöitä, jotka haluavat lähteä kongressihankkeeseen mukaan. Kansallinen tai paikallinen järjestelytoimikunta kootaan viimeistään siinä vaiheessa, kun päätös kongressista on saatu, mutta on eduksi, jos järjestelytoimikunnan ydinhenkilöt ovat tiedossa ja innostuneina mukana jo siinä vaiheessa, kun kongressin kutsumiseen tai hakemiseen ryhdytään.

Kongressihanke alkaa yleensä vuosia etukäteen

Aloite kongressin järjestämiseksi tehdään keskimäärin kaksi tai  kolme vuotta ennen kongressia. Suurten maailmankongressien kohdalla pitää olla liikkeellä jopa 10 vuotta ennen kongressia. Joskus isojakin kongresseja järjestetään alle vuoden varoitusajalla, mutta tällöin ongelmaksi voi muodosta esimerkiksi sopivien kongressitilojen saatavuus toivottuna ajankohtana.

samples of congress bid books
Jotta kansainvälisia kongresseja voidaan järjestää Tampereella, täytyy useimpia niistä hakea virallisella haku- tai kutsumateriaalilla. Tampere Convention Bureau auttaa kutsukansion tuottamisessa.

Kongressin haku- ja kutsumateriaali

Useimmat kansainväliset kongressit edellyttävät isäntämaan jäsenjärjestön tai paikallisten järjestäjien kutsua. Jotkut järjestävät ovat laatineet yksityiskohtaiset ohjeet (bid manual tai request for proposals) siitä, miten kongressia voi omalle paikkakunnalleen hakea. Kutsu- tai hakuaineisto pitää laatia huolellisesti, sillä sen perusteella päättäjät muodostavat käsityksensä Tampereesta, sen kongressitiloista ja -palveluista sekä paikallisten ydinhenkilöiden kyvystä järjestää konferenssi. Tampere Convention Bureau auttaa mielellään kutsuaineiston laatimisessa.

Kutsuaineisto sisältää usiemmiten seuraavat asiat:

  • Kutsukirjeet
    (esim. paikallisen järjestön puheenjohtajalta, korkeakoulun rehtorilta ja/tai pormestarilta)
  • Yleistä tietoa Suomesta
  • Tietoa Tampereesta
  • Järjestävän organisaation ja vastuuhenkilöiden esittely
  • Ehdotus kongressin teemaksi
  • Alan tutkimuksen ja/tai osaamisen sekä saavutusten esittely
  • Rahoitussuunnitelma ja alustava talousarvio
  • Sopivien kongressitilojen esittely
  • Alustavat majoitusjärjestelyt
  • Liikenneyhteydet
  • Ravintolapalvelut ja illanvietot
  • Oheisohjelmaehdotukset
  • Kongressivieraille tarjottavat oheismatkat (pre- and post-tours)

Kongressien kutsu- ja hakumateriaalit tehdään yleensä kirjallisina esityksinä, joissa on laadukkaita kuvia havainnolistamassa kongressipaikan ja -kaupungin luonnetta. Hakumateriaalista tehdään yleensä sekä tulostettu tai painettu versio että PDF. Hakumateriaalin kieli on useimmiten englanti, mutta toisinaan vaaditaan myös muita kieliversioita.

Me Tampere Convention Bureaussa voimme huolehtia Tamperetta ja Suomea koskevien perustietojen laatimisesta, muun sisällön konsultoinnista ja hakumateriaalin editoinnista lopulliseen muotoonsa. Autamme myös kielenhuollossa ja mahdollisten kieliversioiden teettämisessä.

Site visiting in Tampere
Rebecca Class-Peter järjestää kansainvälisiä tapahtumia. Hän oli tutustumassa Tampereen tarjoamiin mahdollisuuksiin. Yhtenä vierailukoheena oli Murikanranta, jonka takkatulen ääressä oli mukava keskustella kansainvälisten tapahtumien vaatimuksista.

Tutustumisvierailun järjestäminen

Jos olet suunnittelemassa kongressin kutsumista Tampereelle, mutta et tunne kaikkia kongressitiloja ja hotelleja mielestäsi riittävän hyvin, järjestämme sinulle tutustumisvierailun haluamiisi kohteisiin. Autamme tutustumisvierailun järjestämisessä myös kongressin pitopaikasta päättäville kansainvälisille toimijoille. Tutustumisvierailusta käytetään englanniksi usein nimitystä site visit tai site inspection.

Kokemuksemme mukaan tutustumisvierailulla on usein käänteentekevä merkitys myönteiselle kongressipäätökselle. Tampere on monille uusi kohde, joka pitää nähdä omin silmin. Tutustumisvierailun jälkeen myönteinen kongressipäätös on usein helppo tehdä.

Kongressihakemuksen esittely

Kannattaa selvittää, missä ja milloin kongressista päättävä kokous pidetään. Kyseinen kokous kannattaa laittaa kalenteriin! Usein, mutta ei aina, kongressipäätös tehdään edellisen tai sitä edeltävän kongressin yhteydessä. Joskus seuraava kongressipaikka valitaan kongressin yleiskokouksessa, missä kaikki osallistujat saavat äänestää. Hiukan yleisempää kuitenkin on, että seuraavan kongressin pitopaikan päättää kansainvälisen järjestön hallitus tai muu vastaava elin.

Kokoukseen kannattaa tarjoutua pitämään Tampereen kongressihakemusta esittelevä puheenvuoro. Myös Tampere Convention Bureaun edustaja voi tarvittaessa tulla mukaan. Hakemuksen tukena käytetään videoita ja powerpoint-esityksiä. Tampere Convention Bureaulta saat tarpeisiisi räätälöidyn powerpoint-sarjan, mutta toki myös valmiita esityksiä löytyy.

Mitkä asiat vaikuttavat kongressipaikan valintaan?

Kongressipaikan valintaan vaikuttavia asioita on niin paljon, että aion kirjoittaa aiheesta kokonaisen blogi-postauksen lähiaikoina. Kokemukseni mukaan Tampere on edelleen maailmalla sen verran tuntematon kaupunki, että kongressihakemukseen, sitä tukevaan markkinointimateriaaliin ja kongressin pitopaikasta päättävään kokoukseen kannattaa panostaa kunnolla.

Tampere on eläväinen, mukava ja hyvin toimiva kaupunki, josta löytyy tasokkaita kokouspaikkoja ja eri hintaluokkien majoitusta. Puitteet ovat kunnossa, joten eiköhän haeta yhdessä sinunkin erikoisalasi kongressi tänne!

Ota yhteyttä:
conventionbureau (a) tampere.fi
www.tcb.fi

 

Minäkö tilastonikkari?

Minäkö tilastonikkari?

Jo sana tilasto saattaa saada joissain ihmisissä aikaan puistatuksia. Voiko olla mitään sen tylsempää kuin tilastot? Kyllä voi. Minä keksin vaikka kuinka monta asiaa. Tilastot eivät ole tylsiä. Ne ovat mielenkiintoisia. Ja ennen kaikkea hyödyllisiä. Tilastot motivoivat Pitkäjänteisillä aloilla, kuten kongressialalla, on erittäin vaikea saada työstään välitöntä kiitosta. Tänään tehdyn työn tulokset saattavat näkyä vasta…Continue Reading

Konferenssibudjetti – miten se laaditaan?

Konferenssibudjetti – miten se laaditaan?

Konferenssi tarvitsee budjetin. Alustava budjetti eli talousarvio kannattaa laatia pian sen jälkeen, kun olet päättänyt, että haluaisit järjestää konferenssin, kongressin tai muun tapahtuman. Jos vastaavanlainen oman alasi konferenssi on aiemmin järjestetty jossain muualla, kysy sen järjestäjältä, voisiko hän antaa konferenssinsa budjetin tai tilinpäätöksen sinulle nähtäväksi. Mikäli mallibudjettia ei ole saatavilla, näillä ohjeillani pääset hyvään alkuun. Ohjeeni…Continue Reading

Suunnittelen konferenssia – mistä apua?

Suunnittelen konferenssia – mistä apua?

Kun saat ajatuksen järjestää kansainvälisen konferenssin, saattaa ensimmäisenä herätä paljon kysymyksiä. Saatat tietää, että kaupungissa on paljon eri toimijoita jotka voivat auttaa. Mutta kuka tekee mitäkin? Katsotaanpa vähän tarkemmin näitä eri toimijoita, jotta asia selkiintyy. Mitä tekee convention bureau? Convention bureau on vakiintunut termi ja sitä käytetään substantiivin lailla. Silti sitä ei löydy sanakirjasta, edes…Continue Reading

Miksi järjestäisit konferenssin Tampereella?

Miksi järjestäisit konferenssin Tampereella?

Oletko joskus miettinyt, että voisit järjestää konferenssin, kongressin tai muun ison tapahtuman? Mikä sinua motivoisi kansainvälisen kongressin järjestämiseen? Olen tavannut lukuisia konferenssien järjestäjiä niiden vuosien aikana, joina olen ollut töissä Tampere Convention Bureaussa. Samalla kun olen neuvonut heitä konferenssin anomisessa, käytännön järjestelyissä ja markkinoinnissa, olen pyrkinyt ymmärtämään, mitkä asiat konferenssien järjestäjiä innostavat ja motivoivat. Voin…Continue Reading

Mitä eroa on kongressilla ja konferenssilla?

Mitä eroa on kongressilla ja konferenssilla?

Kongressialalla, niin kuin kaikilla muillakin aloilla, on omat sanastonsa, oma jargoninsa. Ja sanotaan myös, että rakkaalla lapsella on monta nimeä. Kokousala taitaakin olla monelle todella rakas, sillä termistöä riittää! Katsotaanpa vähän, mitä kaikkia nimikkeitä alallamme käytetään. Vaikeinta on ehkä määritellä, mikä erottaa kongressin konferenssista (englanniksi congress ja conference). Periaatteessa sanat ovat keskenään synonyymeja. Jopa sanakirjoissa…Continue Reading

Tervetulotoivotus kassissa

Tervetulotoivotus kassissa

“Welcome to Tampere! We hope you enjoy your stay.” Näin me kirjoitamme kortteihin, joita laitamme kutsuttujen puhujien (tai muiden vippien) tervetulokassehin. Tampere-aiheiseen paperikassiin löytävät tiensä myös muutama näyttävä Tampere-esite, Nokian Panimon puolukkapore, sekä pieni Dammenbergin suklaarasia. Kongressinjärjestäjät ovat voineet tilata meiltä tärkeille vierailleen tervetulokasseja jo vuodesta 2007. Kassin sisältö on vuosien varrella vaihdellut. Nykyiseen valikoimaan…Continue Reading