Konferenssibudjetti – miten se laaditaan?

Konferenssibudjetti – miten se laaditaan?

Konferenssi tarvitsee budjetin. Alustava budjetti eli talousarvio kannattaa laatia pian sen jälkeen, kun olet päättänyt, että haluaisit järjestää konferenssin, kongressin tai muun tapahtuman.

Jos vastaavanlainen oman alasi konferenssi on aiemmin järjestetty jossain muualla, kysy sen järjestäjältä, voisiko hän antaa konferenssinsa budjetin tai tilinpäätöksen sinulle nähtäväksi. Mikäli mallibudjettia ei ole saatavilla, näillä ohjeillani pääset hyvään alkuun. Ohjeeni pätevät parhaiten kansainvälisiin, tieteellisiin järjestökonferensseihin, mutta toki niitä voi soveltaa muihinkin tapahtumiin.

Minkä verran konferenssin järjestäminen maksaa?

Konferenssin järjestämisen kustannushaitari on suuri. Pienimmillään noin 50 000 euroa voi riittää. Enimmillään puhutaan yli miljoonan euron budjetista. Esimerkiksi tuhannen hengen tiedekonferenssin talousarvio on yleensä vähintään puoli miljoonaa euroa.

Kokonaiskustannuksiin vaikuttaa suuresti se, miten paljon konferenssiin odotetaan osallistujia. Kun väkimäärä kasvaa, tarvitaan enemmän tilaa, tarjoiluja ja materiaaleja. Myös kaikki muut käytännön järjestelyt vaativat enemmän resursseja.

Mitä enemmän väkeä, sitä isompi budjetti.
Mitä enemmän osallistujia konferenssiin osallistuu, sitä isompi budjetti tarvitaan. Toisaalta iso osallistujamäärä takaa isomman tulovirran osallistumismaksuina. Kuvassa laskentatoimen EAA-konfernssin osallistujia Tampereen yliopistolla.

Budjetista kannattaa laatia useita versioita, joiden avulla voidaan vertailla, miten budjetille käy, jos osallistujamäärä jää selvästi odotettua pienemmäksi tai kasvaa odotettua isommaksi. Eli jos konferenssiin odotetaan noin 1000 osallistujaa, kannattaa laatia budjetti myös vaikkapa 800 osallistujan ja 1200 osallistujan mukaan. On hyvä myös tiedostaa ns. kriittinen piste (break-even point) eli se osallistujamäärä, jolla budjetti saadaan +/- 0 -tasolle eli ei tehdä voittoa eikä tappiota.

Miten määrittelen konferenssin osallistumismaksun?

Yleensä järjestökonferenssit tavoittelevat nollatulosta tai pientä ylijäämää. Näin osallistumismaksu saadaan pidettyä houkuttelevalla tasolla. Jos asetat osallistumismaksun liian korkeaksi, voi käydä niin, että konferenssiin ei ilmoittaudu riittävästi osallistujia. Tietenkin konferenssin sisällön pitää olla niin laadukas, että osallistujat kokevat saavansa rahallensa vastinetta.

Jos mahdollista, tutki minkä verran aiemmat saman alan konferenssit ovat maksaneet. Pysyttele samassa hintahaarukassa, jos tavoittelet samaa yleisöä.

Konferenssin osallistumismaksun suuruus riippuu siitä, miten monta päivää konferenssi kestää ja mitä hintaan sisältyy. Sisältyvätkö iltaohjelmat ja mahdolliset retket konferenssimaksuun vai veloitetaanko niistä erillinen hinta?

Conference dinner in Tampere
Useimmissa konferensseissa lounaat ja kahvit sisältyvät osallistumismaksuun. Retket ja juhlaillalliset (gala dinner) voidaan hinnoitella erikseen. Kuvassa Scandic Htel Rosendahl valmiina vastaanottamaan konferenssivieraita.

Panosta siihen, että konferenssisi tukee verkottumista

Tarjoiluista olisi helppo nipistää, jos budjettia pitää karsia. Niinpä en malta olla sanomatta paria sanaa sosiaalisen ohjelman ja taukojen tärkeydestä: Miksi kukaan matkustaisi konferenssiin, jos siellä ei ole mahdollisuus tutustua uusiin ihmisiin?

Tauot ja iltaohjelmat ovat tärkeitä verkottumistilanteita. Kahvit sisältyvät hintaan lähes kaikissa konferensseissa. Myös lounaat sisällytetään useimmiten hintaan. Ruoan pitää olla hyvää ja järjestelyjen sujuvia. Turhan usein kahvitauoille eli verkottumiselle varataan liian vähän aikaa. Jos konferenssin aikana ei saa kahvia ja syötävää tai tarjoilu ei pelaa, ihmiset karkaavat nälissään kaupungille syömään.

Conference delegates networking at Tampere Hall
Tauot ja niiden aikaiset tarjoilut ovat tärkeitä jaksamisen ja viihtymisen kannalta. Kuvassa pohjoismaisen yleislääketieteen konferenssin osallistujat kahvitauolla Tampere-talossa.

Ensisijainen syy osallistua konferenssiin on tietenkin työhön liittyvä. Ihmiset haluavat tavata uusia ihmisiä, oppia uutta, pitää esitelmiä ja luoda uusia yhteistyökuvioita. Kuitenkin joskus konferenssin mieleenpainuvimmat muistot syntyvät saunailloista perinteisine suomalaisine ruokineen tai lounastauoilta tai juhlaillallisilta mielenkiintoisine keskusteluineen ja maistuvine herkkuineen.

Hae avustuksia

Osallistumismaksun lisäksi konferenssit tarvitsevat yleensä muutakin rahoitusta. Voit anoa avustuksia oman alasi rahastoilta tai säätiöiltä. Joissain tapauksissa myös julkiset tahot osallistuvat järjestelykustannuksiin. Tieteellisten Seurain Valtuuskunta (TSV) myöntää tukea tiedekonferensseille muun muassa ulkomaisten pääpuhujien matkakuluihin. TSV:n avustus pitää maksaa takaisin, mikäli konferenssi tekee tulosta ja tuotettu ylijäämä sen mahdollistaa.

Old City Hall in Tampere
Tampereen kaupungin vastaanotot kansainvälisille kongresseille järjestetään Raatihuoneella tai Museokeskus Vapriikissa.

Tampereen kaupungilta voit anoa konferenssille vastaanottoa. Meiltä TCB:stä voit pyytää anomusmallin. Vastaanottoa isännöi tai emännöi pormestari tai apulaispormestari tai joku konferenssin alaan perehtynyt johtava virkamies. Kaupungin vastaanotoilla tarjotaan yleensä pientä suolapalaa.

Myy näyttelytilaa

Näyttelytulot ovat tärkeitä monille konferensseille. Näyttelylle pitää varata riittävän iso ja sopiva tila. Näyttelytila voi olla mahdollisen posterinäyttelyn yhteydessä. Kahvitarjoilut kannattaa laittaa tarjolle näyttelypisteiden läheisyyteen, jolloin osallistujille tarjoutuu oiva mahdollisuus kierrellä näyttelyalueella luentojen välissä.

Näytteilleasettajille voidaan tarjota erihintaisia ”paketteja” riippuen siitä, miten ison näyttelyosaston he haluavat rakentaa ja minkä verran heille tarjotaan näkyvyyttä myös konferenssin nettisivuilla, julkaisuissa, jne. Yleensä näyttelyosaston hintaan sisältyy myös pääsymaksu konferenssiin, jolloin yrityksen edustaja voi halutessaan osallistua luennoille ja sosiaaliseen ohjelmaan.

Exhibition booths at Tampere Hall
Yritykset, jotka tuottavat konferenssin osallistujia kiinnostavia tuotteita tai palveluja, kannattaa kutsua konferenssiin näytteilleasettajiksi. Kuva Tampereen lääkäripäiviltä.

Etsi sponsoreita

Näyttelyn lisäksi tai sen sijaan voit houkutella konferenssillesi sponsoreita. Joskus voi olla järkevää tarjota tapahtumaa sponsoroiville yrityksille mahdollisuutta kustantaa jokin konkreettinen asia, esim. lounastarjoilut jonakin päivänä. Tällöin ravintolapalvelujen tuottajan kanssa sovitaan, miten sponsoroiva yritys näkyy lounaan aikana. Yrityksen logo voidaan tulostaa esim. menu-kortteihin.

Entä jos budjetti meinaa jäädä miinukselle?

Tuntemani järjestökonferenssit Tampereella ovat päässeet jonkin verran voitolle tai nollatulokseen. Mikäli alustava budjettisi näyttäisi jäävän miinukselle, on sinulla muutamia vaihtoehtoja:

  • Voit nostaa osallistumismaksua, mikäli konferenssihanke on niin alussa, että ilmoittautumismaksuja ei ole vielä alettu kerätä.
  • Voit karsia osan kuluista.
  • Voit miettiä, mistä voisit hakea lisää avustusta tai sponsorituloa.
  • Voit lisätä markkinointia esimerkiksi sosiaalisen median avulla.

Rohkaisun sanaksi kerrottakoon, että en ole koskaan kuullut konferenssin joutuneen konkurssiin. Niinkin voisi tietysti teoriassa käydä, jos kuluja ei pidetä kurissa. Konferenssilla pitää aina olla vastuuhenkilö, jolla on koko ajan talous hanskassaan. Olisi suotavaa, että konferenssin taustaorganisaatiolla olisi jonkinlainen ”puskuri” eli riskirahastoa mahdollisen alijäämän kattamiseen.

Congress registration at Tampere Hall
Mitä aiemmin osallistujat ilmoittautuvat, sitä ennakoitavampaa konferenssin järjestäminen on. Ennen vanhaan oli tavallista, että osa osallistujista maksoi ilmoittautumismaksun vasta saapuessaan. Tätä vaihtoehtoa ei kaikissa konferensseisssa enää sallita.

 

Konferenssibudjetin laatiminen käytännössä

Ota yhteyttä, niin saat meiltä Tampere Convention Bureausta valmiin mallipohjan konferenssin budjettia varten. Voimme myös antaa tapauskohtaisia ohjeita budjetin laadintaan. Viime kädessä konferenssin budjetti on kuitenkin aina konferenssijärjestäjän itsensä vastuulla. Alla olevaan laatikkoon olen listannut budjetin tärkeimmät kulu- ja tuottoerät. Excel on vallan mainio työkalu perusbudjetin tekoon.

Laadi budjetti ottamalla huomioon ainakin kaikki alla olevat erät ja ryhmittelemällä ne muuttuviin ja kiinteisiin kuluihin ja tuottoihin eli käytännössä osallistujamäärästä riippumattomiin ja riippuviin kuluihin ja tuottoihin. Ole johdonmukainen sen suhteen, teetkö budjetin verollisilla vai verottomilla hinnoilla.

  1. Kiinteät kulut.

    Näitä ovat esimerkiksi:

    1. Kokouspaikan vuokra (pyydä tarjouksia eri paikoista)
    2. Kokouspaikalla tarvittavat vahtimestarit, tekninen tuki yms. henkilöstökulut, jotka eivät välttämättä sisälly kokouspaikan vuokraan
    3. Kokoustekniikka, mikäli se ei sisälly kokouspaikan vuokraan
    4. Tulkkauskulut, mikäli tulkkeja tarvitaan (tulkkien palkkiot ja tulkkauslaitteet)
    5. Logon suunnittelukustannukset
    6. Nettisivujen suunnittelu- ja ylläpitokulut
    7. Käännöstyöt
    8. Painotyöt (esim. ohjelmakirjanen)
    9. Kyltit ja opasteet, somisteet ja mahdollinen liputus
    10. Tiedotustilaisuuksien kulut
    11. Muu markkinointimateriaali
    12. Avajaisten ja muiden juhlallisuuksien esiintyjien palkkiot
    13. Puhujien palkkiot (kutsutut puhujat)
    14. Puhujien matka- ja majoituskulut (kutsutut puhujat)
    15. Sihteeristön /järjestelytoimikunnan kulut
    16. Kokouspalvelutoimiston palkkio
    17. Avustajien palkkiot tai muut kulut
  2. Muuttuvat kulut.

    Muuttuvat kulut kerrotaan osallistujamäärän mukaan.

    1. Konferenssilaukku (à-hinta)
    2. Kahvitukset (à-hinta)
    3. Lounaat (à-hinta)
    4. Tervetulotilaisuuden tarjoilut (à-hinta)
    5. Rekisteröinti-, laskutus, yms. hallinnolliset kulut (kokouspalvelutoimiston palvelut) (à-hinta)
    6. Illalliset (jos sisältyvät konferenssin osallistumismaksuun) (à-hinta)
  3. Ennakoimattomat kulut.

    Yllättäviin kuluihin kannattaa budjetoida 10 % ylimääräistä. Lisäksi kannattaa arvioida Inflaation vaikutus (0-5 % vuodessa), mikäli konferenssia suunnitellaan pitkällä aikajänteellä.

  4. Tuotot.

    1. Osallistumismaksut (à-hinta). Näissä voi olla eri hintaportaita. Osallistumismaksu kannattaa määrittää hieman edullisemmaksi niille, jotka ilmoittautuvat hyvissä ajoin (early-bird-hinta). Näin kannustetaan osallistujia ilmoittautumaan ja maksamaan osallistumisensa hyvissä ajoin, jolloin konferenssi saa tuloja jo ennen konferenssin alkamista. Opiskelijat maksavat yleensä alemman hinnan kuin muut.
    2. Näyttelytulot
    3. Sponsorointitulot
    4. Avustukset

Jätä vastaus


4 − = 1

Ella Näsi

Ella Näsi

Ella rakastaa synnyinkaupunkiaan Tamperetta, sen sujuvaa arkea, ihmisenkokoista mittakaavaa, kauniita maisemia ja hyvää tunnelmaa. Ella neuvoo kongressien järjestäjiä käytännön kysymyksissä ja paukuttaa maailmalla henkseleitä Tampereen puolesta. Hän on asunut ulkomailla 3,5 vuotta, opiskellut viestintää Jyväskylässä ja kiertänyt pääkaupunkiseudun kautta takaisin kotiin. Ella saa voimaa liikunnasta ja luonnosta.


Kaikki kirjoittajat