Miksi järjestäisit konferenssin Tampereella?

Miksi järjestäisit konferenssin Tampereella?

Oletko joskus miettinyt, että voisit järjestää konferenssin, kongressin tai muun ison tapahtuman? Mikä sinua motivoisi kansainvälisen kongressin järjestämiseen?

Olen tavannut lukuisia konferenssien järjestäjiä niiden vuosien aikana, joina olen ollut töissä Tampere Convention Bureaussa. Samalla kun olen neuvonut heitä konferenssin anomisessa, käytännön järjestelyissä ja markkinoinnissa, olen pyrkinyt ymmärtämään, mitkä asiat konferenssien järjestäjiä innostavat ja motivoivat. Voin hyvällä syyllä kehua kongressien järjestäjiä omien alojensa huippu-asiantuntijoiksi. Konferenssien pääjärjestäjät ovat useimmiten aktiivisesti osallistuneet konferensseihin muualla maailmassa ja haluavat vuorollaan kutsua oman erityisalansa konferenssin Suomeen.

Miksi kukaan ryhtyisi konferenssia järjestämään? Listasin seitsemän mielestäni tärkeintä syytä.

1. Konferenssin pääjärjestäjä tai -järjestäjät saavat huomattavan määrän uusia henkilökohtaisia kontakteja ja lisää arvostusta kansainvälisten kollegoidensa keskuudessa.

Joissain järjestöissä voi olla jopa tapana, että konferenssin pääjärjestäjästä tulee automaattisesti järjestön seuraava puheenjohtaja. Vaikkei näin suoraa meritoitumista tapahtuisikaan, tulee pääjärjestäjän nimi ja osaaminen kaikille konferenssiosallistujille tutuksi.

2. Suomalainen osaaminen saa tunnettuutta muun maailman silmissä.

Konferenssijärjestäjän oman työyhteisön, esim. yliopiston laitoksen tai työnantajayrityksen nimi saa hyvää mainetta (”goodwill”), ja pääsee maailmankartalle. Konferenssien ohjelmassa on joskus myös vierailuja paikallisiin oppi- tai tutkimuslaitoksiin, yrityksiin tai muihin kohteisiin, jolloin suomalainen osaaminen pääsee hienosti esille.

3. Kun konferenssi järjestetään Suomessa, se mahdollistaa suomalaisten runsaslukuisen osallistumisen kyseiseen konferenssiin.

Kun matkakulut jäävät pieniksi, suuri joukko suomalaisia osaajia pääsee mukaan kansainvälisiin verkostoihin.

4. Paikallisilla pääjärjestäjillä on usein mahdollisuus vaikuttaa konferenssin teemojen valintaan.

Suomalaisten omat mielenkiinnon kohteet, tutkimusaiheet ja innovaatiot voivat saada tavallista enemmän tilaa ja näkyvyyttä ohjelmassa.

5. Konferenssi saattaa lisätä ulkomaisten tahojen kiinnostusta aloittaa käytännön yhteistyöprojekteja suomalaisten kanssa.

Yhteistyön muotoja voivat olla esimerkiksi eri maiden käytäntöjä vertailevat tutkimusprojektit, vaihto-opiskelijaohjelmien käynnistäminen, tutkijavaihdot, vierailuluennot, seminaari- tai kesäkoulusarjat, uudet liikekumppanuudet, ulkomaiset rekrytoinnit tai investoinnit.

6. Joskus käy niin, että konferenssia tarjotaan tai toivotaan järjestettäväksi Suomessa.

Suomi on monesti niin hyvässä maineessa tieteellisen, ammatillisen tai sosiaalisen osaamisensa, kulttuurinsa tai vaikkapa puhtaan luontonsa takia, että kaikki vain yksinkertaisesti HALUAVAT tulla Suomeen. Suomen vetovoima voi olla ainoa ja aivan riittävä syy isännöidä tai emännöidä konferenssi täällä. Sitä paitsi, kukin konferenssivieras käyttää Suomessa keskimäärin 256 euroa vuorokaudessa ja viipyy keskimäärin 5 vuorokautta, joten konferensseilla on merkittävä positiivinen vaikutus Suomen elinkeinoelämälle.

7. Toisinaan konferenssi järjestetään täällä siitä syystä, että on Suomen vuoro isännöidä konferenssisarjaa.

Monilla järjestöillä on säännöissään määritelty konferenssin kierto- eli rotaatiojärjestys, joka määrittelee missä järjestyksessä konferenssi kiertää Pohjoismaissa, Euroopassa tai maailmalla. Tällöin suomalaisten huippuosaajien ja kongressiammattilaisten tehtäväksi jää etsiä sopivin kokouspaikka ja varmistaa, että konferenssin järjestelyt ja markkinointi hoidetaan vähintään yhtä hienosti kuin muuallakin. Omaksi tehtäväkseni jää vakuuttaa suomalaiset ja kansainväliset päättäjät siitä, että Suomen vuorolla konferenssi kannattaa järjestää nimenomaan Tampereelle eikä jossakin muussa Suomen kaupungissa.

Onko sinulla mielessäsi vielä jokin muu syy, mikä konferenssin järjestäjää motivoi?

Konferenssin järjestäminen vaatii pitkäjänteistä sitoutumista konferenssihankkeeseen, mutta siihen on saatavissa runsaasti apua konferenssialan ammattilaisilta. Heidän erilaisista tehtävistään ja rooleistaan kollegani Pia on luvannut kirjoittaa seuraavassa blogikirjoituksessaan.

Lue myös professori Markku Sotaraudan mietteitä konferenssin järjestämisen syistä ja hyödyistä (lisätty 5.12.2014).

Jätä vastaus


− 3 = 6

Ella Näsi

Ella Näsi

Ella rakastaa synnyinkaupunkiaan Tamperetta, sen sujuvaa arkea, ihmisenkokoista mittakaavaa, kauniita maisemia ja hyvää tunnelmaa. Ella neuvoo kongressien järjestäjiä käytännön kysymyksissä ja paukuttaa maailmalla henkseleitä Tampereen puolesta. Hän on asunut ulkomailla 3,5 vuotta, opiskellut viestintää Jyväskylässä ja kiertänyt pääkaupunkiseudun kautta takaisin kotiin. Ella saa voimaa liikunnasta ja luonnosta.


Kaikki kirjoittajat