Suunnittelen konferenssia – mistä apua?

Suunnittelen konferenssia – mistä apua?

Kun saat ajatuksen järjestää kansainvälisen konferenssin, saattaa ensimmäisenä herätä paljon kysymyksiä. Saatat tietää, että kaupungissa on paljon eri toimijoita jotka voivat auttaa. Mutta kuka tekee mitäkin? Katsotaanpa vähän tarkemmin näitä eri toimijoita, jotta asia selkiintyy.

Mitä tekee convention bureau?

Convention bureau on vakiintunut termi ja sitä käytetään substantiivin lailla. Silti sitä ei löydy sanakirjasta, edes englanninkielisestä. Convention bureausta voidaan suomeksi käyttää nimitystä ”kaupungin kongressimarkkinointiyksikkö”. Convention bureaut markkinoivat kaupunkia kongressien järjestäjille. Ne ovat yleensä sekä puolueettomia että maksuttomia palvelutoimistoja. Convention bureauiden tehtävänä on saada kaupunkiin mahdollisimman paljon kansainvälisiä kongresseja. Ne voivat yhdessä kongressijärjestäjän kanssa tehdä mm. kongressihakemuksen, kartoittaa sopivia tiloja sekä tehdä alustavia hotellivarauksia. Listaus Tampere Convention Bureaun palveluista löytyy kotisivuiltamme.

Monesti convention bureau toimii turistimarkkinointiin keskittyvän matkailutoimiston yhteydessä, jolloin käytetään nimitystä convention and visitor bureau (CVB). Tampereella convention bureau on itsenäinen yhdistys. Muusta matkailumarkkinoinnista vastaa Tampereen kaupunkiseudun elinkeino- ja kehitysyhtiö Tredea oy, jossa matkailumarkkinointiyksikkö toimii nimellä VisitTampere.

Convention bureauden rahoitustavat vaihtelevat. Tampereella toimintaa rahoitetaan kaupungin palvelusopimuksella ja kongressitoiminnassa mukana olevien organisaatioiden jäsenmaksuilla. Tampere Convention Bureaulla (TCB) on noin 30 jäsentä, jotka kaikki hyötyvät siitä, että kaupunkiin tulee kongresseja.

Convention bureauita on ollut maailmalla jo kauan. Yksi Euroopan vanhimpia on varmaankin Vienna Convention Bureau, joka perustettiin 1969. USA:n vanhin convention bureau löytyy San Franciscosta, ja se on toiminut vuodesta 1909. Finland Convention Bureau (joka aiemmin toimi nimellä Helsinki-Finland Convention Bureau) perustettiin vuonna 1975. Tampere oli ensimmäinen kaupunki Suomessa, joka sai yksinomaan omaa kaupunkiaan markkinoivan convention bureaun. Vuosi oli 1995.

TCB markkinoi Tamperetta messuilla.
Tampere Convention Bureau markkinoi Tamperetta messuilla.

Kongressikeskukset

Heti kongressin suunnittelun alkuvaiheessa kannattaa olla yhteydessä vaihtoehtoisiin kokouspaikkoihin. Kokous- ja kongressitilojen yhteyshenkilöilla on paljon asiantuntemusta ja kokemusta juuri heidän tilojensa mahdollisuuksista.

Esimerkiksi Tampere-talolla on kongressiosasto, jossa työskentelee kuuden hengen tiimi. Kongressiosasto vastaa kaikista kongressiin liittyvistä järjestelyistä Tampere-talossa myyntineuvotteluista toteutukseen. Kun kongressi on päätetty pitää Tampere-talossa, nimetään jokaiselle kongressille oma projektipäällikkö.

Projektipäällikkö vastaa siitä, että kaikilla osastoilla tiedetään, mitä asiakas haluaa, mistä on sovittu ja että tilaisuus sujuu jouheasti. Hän on mukana heti kongressin suunnitteluvaiheesta asti, ja tietää siten tilaisuuden pienimmätkin yksityiskohdat.

Ruoka on tärkeä osa kongressia.
Ruokailut ovat tärkeä osa kongressien sosiaalista ohjelmaa.

Mitä tekee PCO?

Kongressipalvelutoimistot (tai kokouspalvelutoimistot; englanniksi Professional Congress Organiser; PCO) taas hoitavat kongressien käytännön asiat, kuten ilmoittautumisten vastaanottamisen, abstraktien käsittelyn, hotellien ja retkien organisoinnin, yms. PCO:t ovat yrityksiä, jotka laskuttavat palveluistaan. Tavicon Oy on tamperelainen kongressipalvelutoimisto, joka toimii Tampereen lisäksi valtakunnallisesti. Tavicon Oy:llä on yli 27 vuoden kokemus konferenssijärjestelyistä. Myös Confedent International hoitaa Tampereella järjestettäviä konferensseja, vaikka heidän toimistonsa sijaitseekin Helsingissä.

Tampere Convention Bureaulta voit tilata mallipohjan, jonka avulla voit pyytää vertailukelpoiset tarjoukset PCO-toimistoilta. Yhtyestietomme löydät kotisivuiltamme.

Kokouspalvelutoimisto huolehtii kongressien ilmoittautumisista.
Usein PCO-toimiston tehtävänä on huolehtia ilmoittautumispisteen palveluista. Avustajiksi koulutetaan usein opiskelijoita, jotka neuvovat kongressivieraita tapahtuman aikana.

Korkeakoulujen konferenssitiimit ja -yhteyshenkilöt

Myös yliopistot kannustavat henkilöstöään konferenssien järjestämiseen tarjoamalla ammattimaista ja keskitettyä neuvontaa ja konferenssipalveluja. Esimerkiksi Tampereen yliopistolla on konferenssitukipalvelut, joissa hoituu yliopiston järjestämien konferenssien käytännön järjestelyt. Käytössä on mm. järjestelmä abstraktien palautukseen ja osallistumismaksujen maksamiseen. Yhteyshenkilönä on Kristiina Tuokko.

Tampereen teknillinen yliopisto on hankkinut henkilökuntansa käyttöön tapahtumanhallintajärjestelmän ja nimennyt kokous- ja konferenssiasioissa apua antavan yhteyshenkilön, joka on Mira Toroi.

Myös Tampereen ammattikorkeakoulu järjestää kansainvälisiä tapahtumia. Siellä palvelu- ja tapahtumakoordinaattorina toimii Ursula Helsky-Lehtola.

University of Tampere
Tamperelaiset yliopistot ja ammattikorkeakoulu ovat aktiivisia kansainvälisten kongressien järjestäjiä. He vuokraavat tähän tarkoitukseen myös tilojaan.

Jätä vastaus


4 − 2 =

Pia Helminen

Pia Helminen

1970-luvun lapsi, joka ei 20 ensimmäisen elinvuotensa aikana asunut yhdessä maassa kuin korkeintaan 5 vuotta. Löysi elämänsä kaupungin 1992 ja asuu siellä edelleen. Työskennellyt matkailun parissa vuodesta 1994 ja TCB:n palkkalistoilla vuodesta 2000. Kahden ihanan lapsen, tytön ja pojan, äiti. Rakastaa tanssimista. Lenkkeilee aika paljon tasapainottaakseen himoaan suklaaseen ja lakritsaan.


Kaikki kirjoittajat